POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

DES CLIENTS, DES FOURNISSEURS, DES PARTENAIRES, DES BENEVOLES,

 DES STAGIAIRES ET DES MEMBRES DE BUREAU

DE L’ASSOCIATION CARALPES

Notre politique de confidentialité

La présente Politique de Confidentialité explique ce que nous faisons de vos données à caractère personnel.

Elle décrit la manière dont nous collectons, utilisons et traitons vos données à caractère personnel, et comment, nous respectons nos obligations légales à votre égard. Nous accordons de l’importance au respect de votre vie privée et nous nous engageons à protéger et à préserver vos droits relatifs à la confidentialité des données.

La présente Politique de Confidentialité s’applique à nos clients, fournisseurs, candidats, partenaires et également aux données à caractère personnel de nos bénévoles, stagiaires et d’autres personnes qui sont désignées par les membres du bureau comme personnes à  contacter en cas d’urgence.

Il est important de souligner que nous pouvons être amenés à modifier la présente Politique de Confidentialité. Veuillez régulièrement visiter cette page pour consulter les éventuelles modifications que nous y publierons.

En cas de désaccord sur certains aspects de notre Politique de Confidentialité, vous pouvez disposer de droits légaux et nous les avons indiqués quand cela s’avère nécessaire.

Quel type de données à caractère personnel collectons-nous ?

Données relatives aux clients

Si vous êtes un client de l’association, nous avons besoin de collecter et d’utiliser certaines informations vous concernant, ou concernant des personnes au sein de votre société ou club, dans le cadre de services que nous vous fournissons tels que :

• Offre
• Inscription
• Traitement de vos dossiers et projets
• Facturation

En règle générale, nous avons besoin de vos coordonnées ou de celles des interlocuteurs au sein de votre association, club (notamment leur nom, leur numéro de téléphone et leur adresse e-mail) afin d’assurer une relation fluide.

Nous détenons également des informations relatives à vos demandes, que nous utilisons afin de nous assurer que nos communications à votre égard sont pertinentes et opportunes.

Dans le cadre du traitement de vos dossiers et projets nous pouvons avoir besoin de données concernant vos salariés : nom, prénom, fonction, âge, ancienneté, salaire, situation maritale, etc.

Ces données seront définies ensemble au début du projet. Nous vous ferons tout demande complémentaire si nécessaire.

Données relatives aux fournisseurs – partenaires

Nous collectons un nombre réduit d’informations auprès de nos fournisseurs et partenaires afin d’assurer le bon fonctionnement général. Nous avons besoin des coordonnées des personnes compétentes au sein de votre entreprise afin de pouvoir communiquer avec vous.

D’autres informations nous sont nécessaires, telles que vos coordonnées bancaires pour que nous puissions vous rémunérer pour les services que vous nous fournissez (s’ils sont prévus par les accords contractuels conclus entre nous).

Données relatives aux bénévoles et stagiaires

Afin de gérer votre collaboration, nous avons besoin de traiter certaines informations vous concernant. Nous demandons uniquement des informations qui nous permettront véritablement de gérer votre contrat de travail dans notre entreprise. Voici une description plus détaillée des données à caractère personnel que nous collectons à votre sujet :

• Nom
• Âge/date de naissance
• Numéro de Sécurité sociale
• Sexe/genre
• Nationalité/citoyenneté/lieu de naissance
• Statut d’immigration (besoin ou non d’un permis de travail)
• Une copie de votre permis de conduire et/ou passeport/carte d’identité
• Coordonnées
• Formation
• Expérience professionnelle
• Photographie
• Situation matrimoniale
• Personnes à contacter en cas d’urgence et informations sur les personnes à charge
• Informations relatives au handicap si nécessaire afin d’adapter votre poste de travail
• Renseignements sur toute condamnation pénale si cela est requis pour un poste auquel vous souhaitez postuler
• Séquences de vidéosurveillance si vous vous rendez dans nos locaux

Veuillez noter que la liste ci-dessus des catégories de données à caractère personnel que nous pouvons collecter n’est pas exhaustive.

Personnes dont nous obtenons les données de la part de notre personnel, telles que les personnes à contacter en cas d’urgence :

Nous avons besoin pour notre Personnel, de recueillir quelques informations de base. Nous demandons de simples coordonnées afin de pouvoir vous joindre parce que vous faites partie de la liste des personnes à contacter en cas d’urgence désignées par l’un de nos salariés notamment son nom, son adresse e-mail et son numéro de téléphone.

Comment collectons nous les données ?

Données relatives aux clients

Nous collectons vos données à caractère personnel principalement de trois manières :

 

1. Données à caractère personnel que nous recevons directement de votre part lorsque vous nous contactez de manière proactive, généralement par téléphone ou par e-mail.
2. Lorsque nous vous contactons, par téléphone ou par e-mail, ou plus généralement par l’intermédiaire des activités de développement commercial.
3. De quelques autres sources et tiers (par exemple : les clubs automobiles )

–  Données relatives aux fournisseurs

Nous recueillons vos données à caractère personnel dans le cadre de notre collaboration ou de vos démarches commerciales et prise de contact commune.

–  Données relatives aux bénévoles ou stagiaires

Nous collectons vos données à caractère personnel principalement directement auprès de vous lors du processus de recrutement et la constitution de votre dossier d’embauche.

Personnes dont nous obtenons les données de la part de notre personnel, telles que les personnes à contacter en cas d’urgence :

Nous recueillons vos coordonnées uniquement si un membre de notre personnel vous désigne comme personne à contacter en cas d’urgence.

Comment utilisons-nous vos données à caractère personnel ?

–  Données relatives aux clients

Nous utilisons des informations sur les clients principalement pour :

 

• Des activités commerciales
• Des activités de marketing
• Nous assurer que les accords contractuels conclus entre nous peuvent être mis en œuvre correctement et garantir ainsi la fluidité de la relation.

Si vous ne souhaitez plus recevoir nos supports marketing à une adresse d’entreprise postale ou électronique, vous êtes en droit de choisir, à chaque instant de ne plus recevoir.

 

–  Données relatives aux fournisseurs

Nous utilisons vos données à caractère personnel principalement pour nous assurer que les accords contractuels conclus entre nous peuvent être mis en œuvre correctement et garantir ainsi la fluidité de la relation, et pour nous conformer aux exigences légales.

Cela peut impliquer :

 

• Conserver vos données (et les mettre à jour si nécessaire) dans notre base de données afin de pouvoir vous contacter au sujet de nos accords
• Vous proposer des services ou obtenir votre aide et des services de votre part
• Exécuter certaines obligations légales
• Nous aider à cibler des campagnes de marketing appropriées
• Dans des circonstances plus inhabituelles, nous aider à constater, exercer ou défendre des droits en justice

 

Données relatives aux bénévoles ou stagiaires

Personnes dont nous obtenons les données de la part de notre personnel, telles que les personnes à contacter en cas d’urgence :

Nous utilisons les renseignements personnels des personnes à contacter en cas d’urgence désignées par un membre du Personnel en cas d’accident ou d’urgence concernant ce membre du Personnel.

Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

–  Données relatives aux clients, fournisseurs, partenaires

Vos données ne sont pas partagées sans vous en avoir préalablement informé.

–  Données relatives aux bénévoles ou stagiaires

Nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec diverses parties, de diverses façons et pour diverses raisons.

Nous partagerons vos informations principalement avec :

 

• Les organismes de retraites, prévoyances, mutuelle (légaux, conventionnels et complémentaires
• La sécurité sociale en cas de maladie et accidents de travail
• Les URSSAF, la Direction Générale des impôts (déclaration de salaires)
• Les administrations fiscales, les autorités d’audit et autres autorités, lorsque nous estimons de bonne foi que la loi ou toute autre réglementation exige que nous communiquions ces données (par exemple, en raison d’une demande d’une administration fiscale ou dans le cadre de tout litige potentiel)
• Les prestataires de services tiers qui assument des fonctions pour notre compte (y compris les consultants externes et les conseillers professionnels tels que des avocats, des auditeurs et des comptables, des consultants informatiques)
• Les banques (virement salaire)

Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel

Nous nous engageons à prendre toutes les mesures raisonnables et nécessaires afin de protéger les informations personnelles que nous détenons contre toute utilisation abusive, toute perte ou tout accès non autorisé.

C’est pourquoi nous mettons en place des mesures appropriées destinées à empêcher tout accès non autorisé à vos  données à caractère personnel et toute utilisation abusive de celles-ci.

Si vous soupçonnez une utilisation abusive, une perte ou un accès non autorisé concernant vos informations personnelles, veuillez-nous en informer immédiatement.

Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

–  Données relatives aux clients, fournisseurs et partenaires

En l’absence de contact significatif avec vous pendant la durée légale  (ou, s’il y a lieu, avec l’entreprise pour ou avec laquelle vous travaillez), nous supprimerons vos données à caractère personnel de nos systèmes, sauf si nous pensons en toute bonne foi que la loi ou toute autre réglementation exige que nous les conservions (par exemple, en raison de nos obligations envers les administrations fiscales ou dans le cadre de tout litige potentiel).

Par « contact significatif », nous entendons, par exemple, toute communication entre nous (verbale ou écrite).1

–  Données relatives aux stagiaires et bénévoles

La loi oblige les entreprises et associations à conserver un grand nombre de documents liés à leur activité.

 

La durée minimum de conservation de ces documents à archiver varie en fonction de la nécessité de produire des pièces justificatives en cas de contrôles, ou de vérifications à postériori de ces documents (par l’administration, les clients, d’anciens salariés…).

L’entreprise ou association doit être en mesure de les produire à titre de preuves.

 

Type de document                                        Durée de conservation                                                Texte de référence

 

 

 

 

 

Fichiers de recrutement

Possibilité� de conserver le CV pendant 2 ans après le dernier contact avec le candidat et son accord

Recommandation 85- 44 du 1octobre 1985 qui est en cours de modification. (Consultation des professionnels en cours)

Recommandation n° 02-017 du 21 mars 2002

 

 

Registre unique du personnel                       5 ans à partir du départ du salarié                         Article R1221-26 du code du travail

 

 

Gestion du personnel                           5 ans (en archivage intermédiaire) à

compter du départ du salarié

 

Norme simplifiée n° 46

 

 

 

Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)

 

5 ans à partir du départ du salarié                           Article L3243-4 du code du travail

 

 

 

Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite…

 

 

5 ans à partir du départ du salarié                                   Article 2224 du code civil

 

 

 

Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires

 

3 ans

Articles L244-3 du code de la sécurité sociale et L169 A du livre des procédures fiscales

 

 

 

Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait

3 ans                                               Article D3171-16 du code du travail



 

Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation

 

1 an                                                Article D3171-16 du code du travail

 

 

 

Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail Vérification et contrôle du CHSCT

 

5 ans                                                Article D4711-3 du code du travail

 

 

 

Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie

 

• ans Article D4711-3 du code du travail

 

 

Vidéosurveillance                                                            1 mois                                                        Loi 95-73 du 21-01- 1995

 

 

 

 

Gestion des réunions des instances représentatives du personnel

Les données relatives aux sujétions particulières ouvrant droit à congés spéciaux ou à un crédit d’heures de délégation ne sont pas conservées au-delà� de la période de sujétion de l’employé� concerné

Les données relatives aux sujétions particulières ouvrant droit à congés spéciaux ou à un crédit d’heures de délégation ne sont pas conservées au- delà� de la période de sujétion de l’employé� concerné

 

 

 

 

Gestion de l’annuaire du personnel

Les données ne sont pas conservées au-delà� de la période d’emploi de la personne concernée

 

Norme simplifiée n°46

 

 

 

 

Gestion des œuvres sociales et culturelles

Les données sont conservées tant que la personne travaille pour l’organisme ou jusqu’à ce qu’elle en demande la suppression

 

 

 

Contrôle de l’utilisation d’internet par les salariés

• mois concernant l’historique des connexions

 

 

 

Contrôle de l’utilisation de la messagerie (outils de mesure de la fréquence, de la taille des messages électroniques, outils d’analyse des pièces jointes, etc.)

 

 

6 mois

 

 

 

Gestion de la téléphonie (données relatives à l’utilisation des services de téléphonie : numéros appelés, numéros des appels entrants, etc.)

 

Géolocalisation des véhicules professionnels

 

 

1 an

 

 

 

2 mois (historique des déplacements)

 

 

 

Contrôle des horaires                                Les éléments d’identification ne

doivent pas être conservés au-delà� de 5 ans après le départ du salarié ou de l’agent de l’entreprise ou de l’administration.

Les informations relatives aux horaires des employés peuvent être conservées pendant 5 ans

La conservation des données relatives

Durée de prescription des salaires article L 143-14 Code du travail ; Article L 3245- 1 du Code du travail conformément à l’article 2224 du Code civil

Prescription des salaires (allongement de la durée au regard de la norme 37 qui prévoyait 2 ans) Norme simplifiée n° 42 sauf dispositions législatives contraires



 

aux motifs d’absence est limitée à une durée de 5 ans.

 

 

 

 

 

Gestion de la restauration

En cas de paiement direct ou de pré� – paiement des repas, les données monétiques ne peuvent être conservées plus de 3 mois.

En cas de paiement par retenue sur le salaire, la durée de conservation est  de 5 ans.

 

 

 

Norme simplifiée n°42

 

 

 

 

 

 

Contrôle d’accès

Les éléments d’identification ne doivent pas être conservés au-delà� du temps pendant lequel la personne est habilitée à pénétrer dans les locaux concernés.

3 mois (historique des passages)

 

 

Délibération 97-044 du 10-06-1997 Norme simplifiée n°42

AU-008 et AU-007

 

 

Sanctions disciplinaires                                3 ans glissant (sauf amnistie)                             Article L 1332-5 du Code du travail

 

 

Enregistrement des conversations téléphoniques sur le lieu de travail à des fins de formation

6 mois

• an pour les comptes rendu des conversations et grilles d’analyses

 

Rapport annuel 97 p 286

Code de déontologie des centres d’appel

 

 

 

 

Enregistrement des conversations téléphoniques, autres cas

 

 

• mois glissant

Doctrine du SGDN, dans le cadre des autorisations prévues par l’article 226-3 du Code pénal. (Réunion SGDN/CNIL/CNIS)

 

 

 

Autocommutateur : détail des appels téléphoniques

6 mois glissant                                          Norme simplifiée n° 40 (abrogée) Norme simplifiée n° 47

 

 

 

Mandats des représentants du personnel – nature du mandat et syndicat d’appartenance

6 mois après fin du mandat

 

 

 

Consentement

L’article 4(11) du RGPD dispose que le consentement désigne « toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données    à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement ».

En des termes simples, cela signifie que :

 

• vous devez nous donner votre consentement librement, sans que nous exercions une quelconque forme de pression sur vous
• vous devez savoir ce à quoi vous consentez – nous veillerons donc à vous donner suffisamment d’informations
• vous devriez avoir le contrôle sur les activités de traitement auxquelles vous consentez et celles auxquelles vous ne consentez pas. Nous proposons des contrôles plus stricts dans notre centre de préférences en matière de confidentialité
• vous devez nous donner votre consentement par un acte positif – nous prévoirons probablement une case que vous pourrez cocher afin que cette exigence soit satisfaite de manière claire et univoque

Nous conserverons une trace des consentements que vous nous octroyez. Comme nous l’avons mentionné, vous avez le droit de retirer votre consentement à ces activités. Vous pouvez le faire à tout moment.                                                                                                                                                       

 

Comment pouvez-vous accéder aux données à caractère personnel que vous nous avez fournies, les modifier ou les récupérer ?

L’un des principaux objectifs du RGPD est de protéger et clarifier les droits des citoyens européens et des personnes sur le territoire de l’Union européenne eu égard à la confidentialité des données. Cela signifie que vous disposez de certains   droits sur vos données, même après nous les avoir fournies.

Nous répondrons à votre demande dans un délai de 2 mois maximum. Ces droits sont décrits plus en détail ci-dessous :

–  Droit d’opposition

Ce droit vous permet de vous opposer à ce que nous traitions vos données à caractère personnel.

Si votre opposition porte sur notre traitement de vos données à caractère personnel parce que nous le jugeons nécessaire  aux fins de nos intérêts légitimes, nous devons agir conformément à votre opposition en cessant l’activité en question, sauf si :

• nous pouvons démontrer que nous avons des motifs légitimes et impérieux de traiter vos données qui prévalent sur vos intérêts
• nous traitons vos données aux fins de la constatation, de l’exercice ou de la défense d’un droit en

–  Droit de retrait du consentement

Si nous avons obtenu votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel pour certaines activités,    vous pouvez retirer ce consentement à tout moment et nous cesserons d’exercer l’activité particulière à laquelle vous aviez consenti, sauf si nous considérons qu’il existe une autre raison justifiant la poursuite de notre traitement de vos données à cette fin, auquel cas nous vous informerons de cette situation.

–  Demandes d’accès à vos données

Vous pouvez à tout moment nous demander de confirmer les informations que nous détenons vous concernant, et vous pouvez nous demander de les modifier, de les mettre à jour ou de les supprimer.

Si la loi nous y autorise, nous pouvons refuser votre demande, à condition de justifier ce refus.

–  Droit à l’effacement

Vous avez le droit de demander à ce que nous effacions vos données à caractère personnel dans certaines circonstances.Nous serions en droit de refuser de répondre à votre demande uniquement pour l’une des raisons suivantes :

• Exercer le droit à la liberté d’expression et d’information
• Respecter des obligations légales ou remplir une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique
• Pour des raisons de santé publique dans l’intérêt public
• À des fins d’archives, de recherche ou de statistiques
• Exercer ou défendre un droit en justice

 

Lorsque nous répondrons à une demande d’effacement de données valable, nous prendrons toutes les mesures pratiques appropriées pour supprimer les données en question.

–  Droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit de demander à ce que nous limitions le traitement de vos données à caractère personnel dans certaines circonstances.

Cela signifie que nous pourrons uniquement continuer à conserver vos données et que nous ne pourrons procéder à d’autres activités de traitement.

 

Si nous avons communiqué vos données à caractère personnel à des tiers, nous les informerons du traitement limité sauf si cela se révèle impossible ou implique des efforts disproportionnés.

–  Droit de rectification

Vous avez également le droit de demander à ce que nous rectifiions des données à caractère personnel inexactes ou incomplètes que nous détenons vous concernant. Si nous avons communiqué ces données à caractère personnel à des tiers, nous les informerons de la rectification sauf si cela se révèle impossible ou implique des efforts disproportionnés.

Si nous pensons qu’il est raisonnable de ne pas répondre à votre demande, nous vous donnerons les raisons de cette décision.

–  Droit de portabilité des données

Si vous le souhaitez, vous avez le droit de transférer les données que nous détenons vous concernant vers un autre responsable du traitement. Nous vous aiderons à effectuer ce transfert en vous remettant une copie dans un format lisible de ces données. Ce droit de portabilité s’applique aux données suivantes :

 

• Données à caractère personnel que nous traitons automatiquement (c.-à-d. sans intervention humaine)
  Données à caractère personnel que vous Cesdonnées à caractère personnel que nous traitons sur la base de votre consentement ou dans le cadre de l’exécution d’un contrat

–  Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de votre autorité de contrôle locale.

–  En cas d’évolution de vos centres d’intérêts ou exigences

Vous pouvez vous désinscrire de tout ou partie de notre contenu marketing nous adressant un mail ou par courrier postal

 

Comment conservons-nous et transférons-nous vos données ?

Nous nous engageons à prendre toutes les mesures raisonnables et nécessaires afin de protéger les informations personnelles que nous conservons et transférons. Si vous soupçonnez une utilisation abusive, une perte ou un accès non autorisé concernant vos informations personnelles, veuillez-nous en informer immédiatement.

Constater, exercer ou défendre des droits en justice

Nous pouvons éventuellement avoir à traiter des données à caractère personnel et, s’il y a lieu et conformément aux lois et exigences locales, des données à caractère personnel sensibles dans le cadre de l’exercice ou de la défense de droits en justice. L’article 9(2)(f) du RGPD autorise une telle mesure lorsque le traitement « est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice ou chaque fois que des juridictions agissent dans le cadre de leur fonction juridictionnelle ».Il peut s’agir de situations dans lesquelles nous avons besoin d’obtenir des conseils juridiques en ce qui concerne une procédure judiciaire ou sommes obligés, en vertu de la loi, de conserver ou divulguer certaines informations dans le cadre de la procédure judiciaire.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Comment nous contacter

• Pour accéder aux données à caractère personnel que vous nous avez fournies, les modifier ou les récupérer



• Si vous soupçonnez une utilisation abusive, une perte ou un accès non autorisé à vos informations personnelles

 

 

• Pour retirer votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel (lorsque ce consentement constitue la base juridique du traitement de vos données à caractère personnel)
• Pour nous faire part de vos commentaires ou suggestions concernant la présente Politique de Confidentialité

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